Khi nộp hồ sơ trên Online.gov.vn, nhiều doanh nghiệp dễ vướng ở bước ký số tài liệu: Thông báo có cần ký không? Đăng ký phải ký file nào? Vì sao đã ký rồi hệ thống vẫn báo lỗi?

Nguyên tắc dễ nhớ nhất năm 2026:

• Hồ sơ Thông báo: tài liệu upload không yêu cầu ký số.
• Hồ sơ Đăng ký: tài liệu PDF upload phải được ký số.

Phân biệt đúng hai loại hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh phần lớn lỗi khi chuẩn bị và nộp hồ sơ lên Bộ Công Thương.

1. Phân biệt Thông báo và Đăng ký

Theo quy định thương mại điện tử áp dụng từ 01/7/2026 (Luật TMĐT 2025 và Nghị định 248/2026/NĐ-CP), hai thủ tục áp dụng cho nhóm nền tảng khác nhau:

• Thông báo: nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến.
• Đăng ký: nền tảng thương mại điện tử trung gian và các trường hợp thuộc diện phải đăng ký theo quy định.

Hai thủ tục dùng hệ thống biểu mẫu riêng. Cùng làm trên Online.gov.vn không có nghĩa quy trình chuẩn bị tài liệu và ký số giống nhau.

Nếu bạn đang tìm quy trình đăng ký nền tảng trung gian, xem thêm: Hướng dẫn đăng ký website với Bộ Công Thương năm 2026.

2. Hồ sơ Thông báo có phải ký số không?

Không. Nhiều người mặc định “nộp hồ sơ điện tử = mọi PDF phải ký số”, nhưng với hồ sơ Thông báo thì không đúng.

Trên giao diện hiện tại, hồ sơ Thông báo thường yêu cầu upload các tài liệu như: chính sách bảo mật; phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh/khiếu nại; chính sách giá; chính sách thanh toán; điều kiện hoặc hạn chế cung cấp hàng hóa/dịch vụ; chính sách giao hàng, đổi trả, hoàn tiền; hình thức hỗ trợ trực tuyến…

Các tài liệu này không yêu cầu ký số trước khi upload.

Quy trình gợi ý cho Thông báo: Hoàn thiện tài liệu → xuất PDF → kiểm tra → upload. Không cần ký số từng file chính sách.

3. Hồ sơ Đăng ký: PDF phải ký số

Với hồ sơ Đăng ký, yêu cầu chặt hơn. Nếu upload PDF chưa ký, hệ thống có thể báo:

[100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký.

Quy trình đúng: Hoàn thiện → xuất PDF → kiểm tra → ký số → upload.

Khi hệ thống nhận diện chữ ký thành công, cạnh tài liệu thường hiện trạng thái “Đã ký số” — hãy dùng dấu hiệu này để tự kiểm tra ngay sau mỗi lần upload.

4. Hồ sơ Đăng ký gồm những tài liệu nào?

Thành phần hồ sơ theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP và loại nền tảng. Với đăng ký nền tảng trung gian, trên giao diện hiện tại thường có các nhóm:

• Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 – Phụ lục II
• Đề án hoạt động thương mại điện tử theo Điều 30 / Mẫu số 05 – Phụ lục II
• Giấy phép, chứng nhận, chấp thuận ngành nghề có điều kiện (nếu thuộc trường hợp phải có)
• Quy chế livestream bán hàng (nếu có livestream)
• Mẫu hợp đồng / thỏa thuận giữa người bán và chủ quản nền tảng
• Tài liệu khác theo trường hợp cụ thể

Các file upload trong hồ sơ Đăng ký nên là PDF hoàn chỉnh và đã ký số. Đặc biệt với Mẫu 02 và Mẫu 05: dùng đúng mẫu hiện hành theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP, tránh biểu mẫu cũ trên Internet.

5. Nên ký số ở bước nào?

Đừng ký số quá sớm. Hãy hoàn thiện toàn bộ nội dung (thông tin doanh nghiệp, nền tảng, quy trình, phụ lục, hình ảnh) trước. Kiểm tra dung lượng file — thường giới hạn hiển thị khoảng ≤ 15 MB.

Thứ tự an toàn:

1. Bản Word / nội dung cuối cùng
2. Xuất PDF
3. Kiểm tra PDF lần cuối (nội dung + dung lượng)
4. Ký số
5. Upload

Sau khi đã ký, không nên chỉnh sửa file. Nếu sai, sửa bản gốc → xuất PDF mới → ký lại → upload file mới.

6. Lỗi [100103]: PDF chưa được ký số

Hai trường hợp thường gặp:

• Bạn chưa ký số → ký PDF rồi upload lại.
• Bạn đã ký nhưng upload nhầm bản chưa ký (ví dụ máy có De_an_Mau_05.pdf và De_an_Mau_05_DaKy.pdf nhưng chọn nhầm file chưa ký).

Vì vậy [100103] không phải lúc nào cũng nghĩa là bạn chưa từng ký — có thể chỉ là chọn sai file.

7. Lỗi [100104]: Chữ ký số không hợp lệ

Hệ thống có thể báo: [100104] File PDF có chữ ký số nhưng không hợp lệ (chứng thư hết hạn / file bị sửa sau khi ký).

Online.gov.vn không chỉ kiểm tra “có chữ ký hay không”, mà còn kiểm tra chữ ký còn hợp lệ hay không. Khi gặp [100104], kiểm tra:

• Chứng thư số còn hiệu lực không
• File có bị sửa sau khi ký không (ghép/xóa trang, sửa nội dung, thay ảnh…)

Cách xử lý an toàn: sửa bản gốc → xuất lại PDF → kiểm tra → ký số lại → upload file mới.

8. Sau khi ký số: tuyệt đối tránh chỉnh sửa

• Nội dung trước – chữ ký sau
• Ký số là một trong những việc cuối trước khi upload
• Đề án / hợp đồng / tờ khai còn đang sửa → chưa ký
• Chỉ khi đã là bản cuối để nộp mới xuất PDF và ký số

Làm vậy vừa tránh ký lại nhiều lần, vừa hạn chế lỗi [100104].

9. Làm sao biết Online.gov.vn đã nhận diện chữ ký?

Sau mỗi lần upload, nhìn ngay trạng thái cạnh file. Nếu nhận diện thành công sẽ hiện “Đã ký số”.

Nên làm lần lượt: Upload → đúng tên file → thấy “Đã ký số” → mới sang tài liệu tiếp theo. Chậm hơn một chút nhưng giảm rủi ro upload nhầm.

10. Bảng phân biệt nhanh Thông báo và Đăng ký

11. Checklist trước khi gửi hồ sơ Đăng ký

1. Đúng mẫu (đặc biệt Mẫu 02, Mẫu 05 theo NĐ 248/2026/NĐ-CP)
2. Đúng nội dung, thông tin thống nhất
3. Đúng định dạng PDF, dung lượng ≤ 15 MB
4. Đã ký số
5. Không sửa file sau khi ký
6. Upload đúng bản đã ký
7. Kiểm tra trạng thái “Đã ký số” trên hệ thống

Một file ký số thành công nhưng sai mẫu vẫn có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa.

12. Kết luận

Đừng áp một công thức ký số cho mọi hồ sơ trên Online.gov.vn năm 2026:

• Thông báo (kinh doanh trực tiếp có đặt hàng online): tài liệu chính sách upload không yêu cầu ký số.
• Đăng ký: PDF upload phải ký số; chưa ký → [100103]; chữ ký không hợp lệ → [100104]; nhận diện OK → “Đã ký số”.

“Đã ký số” không đồng nghĩa “hồ sơ đã hợp lệ”. Chữ ký chỉ là một yêu cầu kỹ thuật; tờ khai phải đúng mẫu, đề án đúng nội dung, giấy phép phù hợp, thông tin kê khai khớp hoạt động thực tế.

Ưu tiên: hoàn thiện nội dung trước, ký số sau.

HATENA hỗ trợ gì?

HATENA hỗ trợ thiết kế – phát triển website và cấu trúc chức năng TMĐT phù hợp mô hình Thông báo hoặc Đăng ký. Nếu bạn cần website đáp ứng yêu cầu vận hành trước khi nộp hồ sơ Bộ Công Thương, liên hệ đội ngũ HATENA để được tư vấn.

Liên hệ Hatena Solution

Nếu cần hỗ trợ về các dịch vụ website, vui lòng liên hệ:

HATENA SOLUTION

Website: https://hatena.vn

Liên hệ HATENA

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM HATENA

📞 Hotline: 0934 217 611

📧 Email: hatenasolution@gmail.com

📍 Địa chỉ: Tầng 15, Khối A Tòa nhà Sông Đà, đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

HATENA – Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ số.